노인의료와 케어의 최전선에서 열악한 지원과 잘못된 인식을 극복하며 노력하는 요양병원 업계는 갈수록 어려움을 증가시키는 정책으로 인해 경영난에 직면하여 있다. 병원들은 위기 극복을 위해 기존에 사용하던 방법들을 답습하여 매출 향상과 비용 절감 등을 꾀하고 있으나 시대의 변화와 인식 변화로 인해 시행 효과는 미미하다. 

모든 비즈니스가 그러하듯이 고정비용은 큰 부담과 어려움으로 다가온다. 그래서 경영자 입장에서는 이를 절감하여 이익을 창출하려는 경향이 있다. 이는 맞기도 하고 틀리기도 하다. 단순한 계산에서 같은 파이 안에서 되도록 적은 양을 덜어내야 남은 양이 많아지는 것은 당연한 이치고 진리다. 하지만 고도화된 현대 비즈니스에서 이것이 그대로 적용될 것인가? 답은 '그렇지 않다' 다. 현대의 경제는 규모의 경제이다. 작은 파이 안에서는 아무리 노력해도 얻을 수 있는 이익의 한계가 뚜렷하다. 

데이터 경영이 매출을 증가시킨다

목표로 하는 성과를 이루기 위해서는 반드시 매출 증대를 통한 파이 확장을 꾀해야 한다. 이제 우리는 요양병원의 데이터 경영으로 현실의 어려움을 극복하고 미래를 준비하는 방향을 제시하려 한다. '데이터 베이스가 매출을 증가시킨다?!' 그 구체적인 몇 가지 대표적인 예를 들어보자. 

아직도 많은 요양병원이 입원 상담의 중요성을 알고 있으면서 입원상담 정보 데이터베이스화에 대한 중요성은 간과하고 있다. 인공지능과 로봇의 세상이 눈앞으로 다가온 지금도 종이 상담일지를 사용하여 상담을 시행하고, 전산화라고 해도 엑셀 등의 단편적이고 폐쇄적인 자료의 한계를 넘어서지 못하고 있다. 입원 상담 데이터 베이스 구축의 가장 중요한 목적은 정보의 공유와 고객에 대한 e-CRM(electronic customer relationship management, 전자 고객 관계 관리)이다.

이상적인 상담을 통해 상담이 1회로 마감되어 입원으로 연결되는 경우가 있는가 하면, 고객에 따라 쉽게 결정하지 못하고 여러 차례 상담을 통해 결정되는 경우도 다수 존재한다. 다회 상담의 경우 이전 상담의 내용에 대한 숙지로 고객의 니즈를 빠르게 파악하고 대응하는 것이 무엇보다 중요하다. 그러기 위해서는 데이터베이스를 통해 빠르게 이전 상담 자료에 접근하여 상담을 이어갈 수 있어야 한다. 

또한 이전 상담 담당자의 부재로 인한 상담의 실패를 막기 위해서도 상담 자료의 데이터베이스 공유 기능을 통해 누구나 상담을 이어갈 수 있도록 하는 시스템 또한 필수 요소이다. 상담기록 데이터를 데이터베이스화 하지 않고 종이 문서 또는 개인 PC의 단편적 전자파일로 보관한다면 이전 상담 고객 중 입원 잠재성을 보유한 고객군에 대한 대응에 어려움이 따른다.

입원상담기록을 데이터베이스화 하고 이를 eCRM시스템과 연동하면 시스템은 잠재성을 지닌 고객군을 분류하고, 상담 시스템 접속자에게 지속적으로 중요도에 따라 재상담 및 해피콜 등을 권유하고, 설정에 따라 정기적인 자동 해피콜 기능을 수행할 수도 있다. 이를 통해 입원 잠재 고객군을 발굴하고, 이를 입원까지 연결하여 입원환자 확보의 새로운 길을 모색할 수 있다.

전주 효사랑가족요양병원은 코어솔루션에서 공급한 입원상담 프로그램을 통해 데이터 베이스를 구축하고 상담고객을 관리한 결과 2021년 대비 2022년 약 36%의 입원 실적 증가, 2023년에는 2021년 대비 약 60%의 향상을 예상하고 있다. 

전자의무기록(EMR)에 모든 현재와 미래의 키가 있다. 대부분의 요양병원은 EMR 시스템을 도입하여 기록하고 있다. 여기에는 환자의 입원에서부터 병력, 진료행위, 처방 및 투약정보, 간호기록, 환자의 상태, 치료의 결과, 외래진료, 퇴원 및 전원, 수납 등 모든 기록이 상세하게 기록되어 있다.

모든 병원이 의무적으로 이 기록들을 입력하고 있으나 데이터 베이스의 힘을 제대로 사용하지 못하고 있다. 병원 전체 환자, 의료진의 기록, 수 개월간 또는 수년간의 기록의 힘은 우리가 상상할 수 있는 그 이상의 강함을 가지고 있다. EMR 데이터 베이스를 분석하여 통계 처리하면 현재 우리 병원의 모든 지표를 한눈에 파악 할 수 있다.  이를 통해 각 병동별 환자의 분포와 운영 상황, 진료 및 투약, 환자안전사고 정보, 비급여진료, 간호인력의 대응 등 모든 현황과 현상을 파악할 수 있다.

또한 의사별 환자 진료 및 처방, 비급여, 매출 등의 상황을 파악할 수도 있다. 이를 활용하여 현재의 문제점과 해결 방안 모색으로 효율적 병원 운영은 물론 매출의 향상을 기대할 수 있다. 분석 통계 결과는 이에 그치지 않고. 병원의 미래 전략을 수립하는 지표로 삼을 수 있다. 코어솔루션이 개발한 분석보고서를 활용하기 시작한 요양병원들은 부분적, 단편적 정보에 의한 의사 결정이 아닌 병원 전체에서 일어나는 종합적인 현상에 대한 흐름과 패턴, 그리고 문제점에 대해 정량적인 명확한 지표를 통한 의사결정을 수행할 수 있게 되었다.

경영자는 부서별, 병동별, 의사별, 환자별 실제 활동과 행위를 한 눈에 파악하게 되어 조직의 공과를 평가하고, 이를 활용해 조직체계 강화를 이룰 수 있다. 모든 경영적 의사결정에는 지표가 보여주는 정량적 결과를 기준으로 하게 된다. 여기서 가장 대표적인 사례 중 하나가 의료진에 대한 정량적 평가(병동별, 의사별 행위분석, 매출 분석 평가) 분석을 통한 동기 부여 및 진료 행위 방향 전환이다.

경영자는 이런 통계분석지표를 통한 의사 결정으로 미처 알지 못했던 운영의 약점을 보완하고 새로운 매출 확보를 위한 전략수립이 가능하다. 수기로 작성되거나 개인의 전산파일에 기록된 데이터는 누락이나 수정 또는 개인 의견의 반영 등으로 인해 실제 데이터와 크고 작은 차이를 가질 수밖에 없다.

따라서 모든 데이터의 분석과 통계는 EMR의 데이터베이스에 근거하여야 한다. 우리가 확보할 수 있는 병원 경영 현상에 대한 데이터 베이스 중 가장 높은 무결성을 가지고 있기 때문이다. 수개월 또는 수년간의 다양한 지표 분석 자료는 월별 또는 분기별, 연도별로 병원의 운영 상황에 대한 명확한 흐름과 변곡점을 보여 준다. 

우리는 이들 지표의 변화와 이 시기의 객관적 현상에 대해 분석해 미래에 일어날 현상에 대한 추론을 할 수 있고, 이를 이용해 전략적 방향을 설정하고 실행 계획을 수립할 수 있다. 이런 전략과 계획으로 운영 효율성을 높이고, 의료 서비스 질 향상을 위해 노력하며 이를 통계경영이라 한다.

이미 서울대병원, 서울아산병원, 삼성서울병원 등 국내의 많은 대형병원들은 병원의 진료데이터, 환자 만족도, 의료품질 통계 등을 분석하여 반영하고 있으며, 고도화된 분석과 전략 수립을 위해 연구를 진행하고 있다. 요양병원은 초고령 사회의 노인 의료의 중심에서 그 축을 유지하기 위해서는 아낌없는 연구와 투자로 통계를 통한 경영 전략 수립 정책을 수행하여야 한다. 이를 선행하고 선점하는 요양병원이 미래사회 노인의료시장의 주인이 될 것이다.

코어솔루션은 7년여 간의 연구 개발 기간을 거쳐 요양병원에 특화된 모델을 개발하고, 단순한 전산정보 시스템이 아닌 요양병원의 운영 효율 향상과 디테일한 현상 데이터 분석을 통한 문제의 도출과 해결 그리고 미래 전략 수립에 지대한 영향을 가져다 줄 수 있는 코어 엔진을 개발하게 되었다. 

이를 통해 병원은 의료 서비스의 질 향상은 물론 요양병원의 매출향상이라는 두마리 토끼를 잡는 방법을 가지게 되었다. 이에 요양병원 깊숙한 곳에서 트레이닝된 개발 조직은 비로소 '코어솔루션'으로 탄생하게 되었다. 코어솔루션은 화려한 미사여구도, 쓸데없는 복잡한 기능을 가진 소프트웨어도 자랑하지 않는다. 

코어솔루션은 3가지의 메인 솔루션을 요양병원 전용으로 공급한다.

그 첫째는 EMR 데이터를 기반으로 코어솔루션이 개발한 코어 엔진 시스템과 연동을 통해 데이터를 분석하여 다양한 통계분석 지표 리포트를 제공하는 '병원정보 분석리포트 서비스'인 'HARS(Hospital Analysis Report Service)', 둘째는 요양병원의 다양한 단위 업무의 효율을 향상시키기 위해 근무표, 보고서, 환자안전, 감염 등 '업무프로세스혁신시스템'인 'HPIS(Hospital Process Innovation System)', 셋째 요양병원의 아이덴티티를 표현할 수 있는 전용 홈페이지(예:https://www.jhsarang.co.kr)와 홍보 영상 제작, 블로그, SNS 등 '미디어 마케팅' 서비스다. 코어솔루션은 요양병원 안에서 요양병원을 연구하고, 요양병원을 위해 개발한 밀착형 시스템을 지속적으로 개발 공급하고 있다.